Istruzioni per l'esercizio dei diritti degli azionisti

i) Diritto di porre domande prima dell'Assemblea


Ai sensi dell'art. 127-ter del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998 n. 58 (“TUF”), coloro ai quali spetta il diritto di voto possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea, facendole pervenire alla Società entro le ore 18.00 del 27 aprile 2015; Saipem non assicura risposta alle domande pervenute successivamente a tale termine.
Il diritto di porre domande prima dell'Assemblea è riservato a coloro che attestino la titolarità del diritto mediante invio alla Società:

 

  • • di una apposita comunicazione rilasciata dagli intermediari abilitati, o in alternativa,
  • • della comunicazione richiesta per la partecipazione ai lavori assembleari.

 

Le domande e la suddetta documentazione possono essere trasmesse con le seguenti modalità:

 

  • • a mezzo posta, al seguente indirizzo: Saipem S.p.A. Segreteria Societaria (Domande Assemblea 2015) Via Martiri di Cefalonia, 67 20097 San Donato Milanese (MI) - Italia
  • • a mezzo fax, intestato alla Segreteria Societaria di Saipem al numero +390252044506
  • • a mezzo di posta elettronica certificata all'indirizzo saipem@pec.eni.it
  • • a mezzo e- mail all’indirizzo segreteria.societaria@saipem.com
  • • mediante utilizzo di apposita sezione del sito Internet della Società: cliccando qui

Alle domande pervenute nel termine indicato può essere data risposta: a) prima dell’Assemblea anche mediante pubblicazione in apposita sezione del sito Internet della Società; b) in Assemblea; anche attraverso la messa a disposizione di ciascuno degli aventi diritto al voto della risposta in formato cartaceo all’inizio dell’adunanza .

 

La Società fornirà una risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto; non è dovuta una risposta quando le informazioni richieste siano disponibili in formato «Domanda e Risposta» nell’apposita sezione del sito Internet della Società ovvero quando la risposta sia stata già pubblicata nella medesima sezione.

 

ii) Integrazione dell'ordine del giorno e proposte di deliberazione su materie all'ordine del giorno dell'Assemblea


Ai sensi dell'art. 126-bis del TUF e nel rispetto di quanto previsto dell'art. 13.2 dello Statuto di Saipem, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale, possono chiedere, entro dieci giorni dalla pubblicazione dell’avviso di convocazione e quindi entro il 30 marzo 2015, l’integrazione dell’elenco delle materie da trattare ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all’ordine del giorno, indicando gli ulteriori argomenti o le ulteriori proposte di deliberazione da essi presentati. Le richieste sono presentate per iscritto, unitamente ai dati anagrafici del socio richiedente e alla certificazione attestante la titolarità della partecipazione:

 

  • • presso la sede sociale a mezzo di raccomandata a.r. indirizzata a: Saipem S.p.A. Segreteria Societaria (Integrazione Ordine del Giorno Assemblea 2015) Via Martiri di Cefalonia, 67 20097 San Donato Milanese (MI) - Italia
  • • a mezzo di posta elettronica certificata all'indirizzo saipem@pec.eni.it

 

Gli azionisti richiedenti o proponenti devono far pervenire alla Società, con le stesse modalità ed entro lo stesso termine del 30 marzo 2015, una relazione che riporti la motivazione della richiesta o della proposta.

 

La notizia delle integrazioni all'ordine del giorno o della presentazione di ulteriori proposte di deliberazione sarà pubblicata , quindici giorni prima di quello fissato per l'Assemblea e quindi entro il 15 aprile 2015, a cura della Società, nelle stesse forme prescritte per la pubblicazione dell'avviso di convocazione; e quindi sul sito internet www.saipem.com, presso Borsa Italiana (www.borsaitaliana.it) presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato “Nis Storage” (www.emarketstorage.com) e sul quotidiano dove è stato pubblicato l’avviso di convocazione (Il Sole 24 Ore).

 

Nello stesso termine, la relazione dei soci richiedenti o proponenti, accompagnata dalle eventuali valutazioni del Consiglio di Amministrazione, sarà messa a disposizione presso la Sede Sociale, sul sito internet www.saipem.com, presso Borsa Italiana (www.borsaitaliana.it) presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato “Nis Storage” (www.emarketstorage.com).

 

L’integrazione dell’ordine del giorno non è ammessa per gli argomenti sui quali l’Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta del Consiglio di Amministrazione o sulla base di un progetto o di una relazione da esso predisposta, diversa da quella sulle materie all’ordine del giorno.

 

In ogni caso, ciascun avente diritto di voto può presentare individualmente in Assemblea proposte di deliberazione sulle materie all’ordine del giorno.

 

iii) Intervento in Assemblea


Sono legittimati ad intervenire e votare in Assemblea coloro per i quali l’intermediario abilitato ai sensi della disciplina applicabile abbia trasmesso alla Società la comunicazione attestante la titolarità del diritto al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea in unica convocazione (21 aprile 2015 - record date). Coloro che risulteranno titolari delle azioni solo successivamente alla record date non avranno diritto di intervenire e di votare in Assemblea. La comunicazione deve pervenire a Saipem entro la fine del terzo giorno di mercato aperto ( 27 aprile 2015 ) precedente la data fissata per l’Assemblea. Resta ferma la legittimazione all’intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta a Saipem oltre il suddetto termine, purché entro l’inizio dei lavori assembleari.

 

Si rammenta che la comunicazione a Saipem è effettuata dall’intermediario su richiesta del soggetto cui spetta il diritto. Ai titolari del diritto di voto è richiesto di impartire istruzioni all’intermediario che tiene i relativi conti, affinché effettui la predetta comunicazione alla Società. Eventuali richieste di preavviso da parte dell’intermediario o oneri economici per il compimento degli adempimenti di competenza di quest’ultimo non sono imputabili alla Società. I possessori di azioni non ancora dematerializzate che intendano partecipare all’Assemblea dovranno consegnarle previamente a un intermediario per la loro immissione nel sistema di gestione accentrata in regime di dematerializzazione e chiedere il rilascio della comunicazione sopra citata.

 

I soggetti legittimati alla partecipazione in Assemblea sono invitati a presentarsi in anticipo rispetto all’orario di inizio dell’Assemblea al fine di agevolare le operazioni di ammissione; le operazioni di registrazione saranno espletate presso la sede di svolgimento dell’Assemblea a partire dalle ore 10.00.

 

iv) Voto per delega e notifica


Ai sensi dell’articolo 135-novies del T.U.F. e dell’articolo 13.3 dello Statuto, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono farsi rappresentare nell’Assemblea nei modi di legge, mediante delega scritta conferita sottoscrivendo il modulo rilasciato a richiesta dell'avente diritto dagli intermediari abilitati oppure il presente modulo di delega disponibile anche presso la Sede della Società:

 

Le deleghe di voto possono essere notificate alla Società:

 

  • • a mezzo posta, anche in copia, alla Sede Legale della Società: Saipem S.p.A. Segreteria Societaria (Delega Assemblea 2015) Via Martiri di Cefalonia, 67 20097 San Donato Milanese (MI) - Italia
  • • a mezzo fax al n. +39 02 52044506
  • • a mezzo di posta elettronica certificata all'indirizzo saipem@pec.eni.it
  • • mediante utilizzo di apposita sezione del sito Internet della Società: cliccando qui

Unitamente al modulo di delega il soggetto legittimato dovrà inviare una copia di un documento d’identità valido e, se persona giuridica, anche l’evidenza dei propri poteri di rappresentanza (copia visura camerale, procura o altro atto idoneo).

 

L’eventuale notifica preventiva non esime il delegato, in sede di accreditamento per l’accesso ai lavori assembleari, dall’obbligo di attestare la conformità all’originale della copia notificata e l’identità del delegante.

 

Il delegante ha facoltà di impartire istruzioni al delegato , di revocare la delega conferita, d’indicare uno o più sostituti, di attribuire al rappresentante la possibilità di farsi sostituire da terzi. Per questa Assemblea non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.

 

v) Voto per delega al Rappresentante Designato


Ai sensi dell'art. 135 - undecies del TUF e dell'art. 13.3 dello Statuto, la Società ha nominato l'Avv. Dario Trevisan quale Rappresentante Designato al quale i Soci possono conferire gratuitamente delega, con istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all'ordine del giorno. In tal caso la delega deve essere conferita mediante sottoscrizione dello specifico modulo di delega disponibile anche presso la Sede della Società ,e inviata entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in unica convocazione ( e quindi entro il 28 aprile 2015), unitamente ad una copia di un documento di identità valido, attraverso uno dei seguenti canali:

 

  • • a mezzo posta (o con consegna a mano) a: Avv. Dario Trevisan Viale Majno n. 45 - 20122 Milano - Italia
  • • via fax al n. +39(0)28690111
  • • a mezzo posta elettronica certificata all'indirizzo: rappresentante-designato@pec.it

 

Se il delegante è una persona giuridica, dovrà anche allegare evidenza dei propri poteri di rappresentanza (copia visura camerale, procura o altro atto idoneo).

 

In seguito, e se la delega è stata trasmessa in copia (fax o posta elettronica certificata), si chiede inoltre di far pervenire al Rappresentante Designato, all'indirizzo sopra indicato, l'originale della delega medesima.

 

La delega ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite istruzioni di voto attraverso lo specifico modulo; la delega e le istruzioni di voto sono revocabili entro il medesimo termine, ossia entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea (28 aprile 2015).

 

Il Rappresentante designato è a disposizione degli Azionisti per maggiori chiarimenti al numero verde 800 134 679 e all’indirizzo e-mail: rappresentante-designato@pec.it.

 

vi) Nomina degli Amministratori


Ai sensi degli articoli 147-ter del TUF e 19 dello Statuto, il Consiglio di Amministrazione viene nominato dall'Assemblea sulla base di liste presentate dagli Azionisti, nelle quali i candidati dovranno essere elencati mediante un numero progressivo. Avranno diritto di presentare le liste gli Azionisti che da soli o insieme ad altri Azionisti rappresentino almeno l' 1,0 % del capitale ordinario. La titolarità della quota minima necessaria alla presentazione delle liste è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore del socio nel giorno in cui le liste sono depositate presso la Società. La relativa certificazione può essere prodotta anche successivamente al deposito purché entro le ore 18.00 del 9 aprile 2015 . Ogni azionista può presentare o concorrere alla presentazione di una sola lista e votare una sola lista. Ogni candidato può presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità. Le liste dovranno essere depositate entro il 5 aprile 2015, da intendersi prorogato al 7 aprile 2015, primo giorno successivo non festivo, unitamente all'ulteriore documentazione richiesta dalla legge e dalla regolamentazione vigente, presso la sede sociale all'indirizzo

 

SAIPEM S.p.A. - Segreteria Societaria Via Martiri di Cefalonia, 67 - 20097 San Donato Milanese (MI) - Italia

 

oppure trasmesse all'indirizzo di posta elettronica: Segreteria.Societaria@saipem.com.

 

Le liste saranno messe a disposizione del pubblico entro il 9 aprile 2015, presso la sede sociale, sul sito Internet della Società (www.saipem.com - Sezione “Assemblea degli Azionisti”), sul sito internet di Borsa Italiana S.p.A. (www.borsaitaliana.it) e presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato “Nis Storage” (www.emarketstorage.com).

 

Per la presentazione, il deposito e la pubblicazione delle liste si fa rinvio alle disposizioni contenute nell’articolo 19 dello Statuto, e alla Relazione del Consiglio di Amministrazione sulle materie all'ordine del giorno dell'Assemblea (Relazioni Illustrative).

 

Le liste per la nomina del Consiglio di Amministrazione devono essere corredate, a pena di inammissibilità:

 

  • • dall'indicazione dell'identità dei soci che hanno presentato le liste e della percentuale di partecipazione complessivamente detenuta nel capitale di Saipem;
  • • dalle dichiarazioni con le quali i candidati accettano la propria candidatura;
  • • da un'esauriente informativa sulle loro caratteristiche personali e professionali;
  • • dalla dichiarazione dei candidati circa l'eventuale possesso dei requisiti di indipendenza previsti dall'articolo 148, comma 3, del TUF e dal Codice di Autodisciplina, nonché dall'attestazione dell'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità e del possesso dei requisiti di onorabilità;

 

In particolare, la maggioranza degli amministratori deve possedere i requisiti di indipendenza stabiliti dalla Consob per gli amministratori di società quotate sottoposte all’attività di direzione e coordinamento di altra società quotata.

 

L’articolo 19 dello Statuto reca specifiche previsioni in relazione alla composizione delle liste finalizzate a garantire il rispetto della normativa in materia di equilibrio tra i generi negli organi sociali di cui alla L. 12 luglio 2011, n. 120. Le liste che presentano un numero di candidati pari o superiore a tre devono includere candidati di genere diverso. Dal momento che il numero dei rappresentanti del genere meno rappresentato deve essere almeno pari a tre (corrispondenti ad un terzo dei componenti il Consiglio di Amministrazione), le liste che concorrono per la nomina della maggioranza dei componenti del Consiglio devono includere almeno due candidati del genere meno rappresentato nella lista.

 

Il Consiglio di Amministrazione ha espresso il proprio orientamento agli Azionisti sulla composizione del nuovo Consiglio, che è stato reso pubblico ed è riportato nella relazione illustrativa sulla Nomina degli Amministratori (Relazioni Illustrative). Il Codice di Autodisciplina a cui la Società ha aderito, auspica che gli Azionisti, in sede di presentazione delle liste, valutino le loro scelte anche alla luce del suddetto orientamento.

 

Inoltre, il Codice di Autodisciplina sottolinea che è buona prassi che gli Azionisti che controllano l’emittente o, in mancanza, quelli che sono in grado di esercitare su di esso un’influenza notevole comunichino al pubblico, con congruo anticipo, le eventuali proposte che intendono sottoporre all’assemblea in merito ad argomenti sui quali non è stata formulata dagli Amministratori una specifica proposta, qualora non intendano o non possano formulare in anticipo dette proposte ai sensi dell’art. 126-bis del T.U.F.

 

Si invitano i Soci che intendessero presentare liste per la nomina del Consiglio di Amministrazione a tenere conto delle raccomandazioni contenute nella Comunicazione Consob DEM/9017893 del 26 febbraio 2009.

 

I soci che intendano formulare proposte sulla composizione numerica , sulla durata del mandato o sul compenso del Consiglio di Amministrazione, ovvero intendano presentare una lista sono invitati a voler fare riferimento alle raccomandazioni qui contenute, alla relazione illustrativa del Consiglio di Amministrazione (Relazioni Illustrative) e comunque a contattare preventivamente l’ufficio di Segreteria Societaria della Società per definire ogni necessario dettaglio operativo (email: segreteria.societaria@saipem.com; tel. 02.520.54276 / 02.520.44608).

 

vii) Nomina di un Sindaco Supplente


Per la nomina di un Sindaco Supplente, necessaria per l’integrazione del Collegio Sindacale in carica, a seguito delle dimissioni della Prof.ssa Elisabetta Corvi, l’Assemblea delibererà, con le maggioranze di legge, sulle proposte presentate in Assemblea senza applicazione del sistema di voto di lista, ai sensi dell’art. 27 dello Statuto.

 

Si invitano gli Azionisti a tenere conto delle cause di incompatibilità ed ineleggibilità, nonché dei requisiti per la suindicate carica stabiliti dalla legge, dallo Statuto o da altre disposizioni di legge applicabili, nonché a fornire adeguata informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati e l’elenco degli incarichi di amministrazione e controllo eventualmente ricoperti in altre società.

 

La nomina deve altresì avvenire nel rispetto della disciplina sull’equilibrio tra i generi di cui alla legge 12 luglio 2011, n. 120.

 

viii) Informazioni sul capitale sociale


Il capitale sociale è di 441.410.900 euro rappresentato da 441.410.900 azioni del valore nominale di 1 euro ciascuna, delle quali 441.301.574, azioni ordinarie e 109.326 azioni di risparmio (con diritto di voto nelle assemblee speciali di categoria). Le azioni sono indivisibili e ciascuna dà diritto a un voto ad eccezione delle azioni proprie in portafoglio alla data dell'Assemblea.

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